Manajemen, Manajer dan Kepemimpinan

Manajamen, Manager, dan Kepemimpinan

1MANAJEMEN

Manajemen sering di artikan sebagai “seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain”. Pada kenyataannya para manager mancapai tujuan organisasi dengan cara mengatur orang lain untuk melaksanakan apa saja yang perlu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri. Manajemen dapat diartikan dalam berbagai aspek, yaitu :

1. Proses perencanaan (Planning)

Menunjukkan bahwa para manajer memikirkan tujuan dan kegiatannya sebelum melaksanakannya. Kegitan mereka biasanya berdasar suatu cara, rencana, atau logika, bukan asal tebak saja.

2. Pengorganisasian (Organization)

Berarti para manajer itu mengkoordinir sumber daya manusia dan sumber daya bahan yang dimiliki organisasi. Sejauh mana efektifnya suatu organisasi tergantung pada kemampuannya untuk mengarahkan sumber daya yang ada dalam mencapai tujuannya. Tentu saja,dengan makin terpadudan terarahnya pekerjaan akan menghasilkan makin efektifnya organisasi. Mendapatkan koordinasi yang sedemikian itu merupakan salahsatu tugas manajer.

3. Memimpin (To Lead )

Menunjukkan bagaimana para manajer mengarahkan dan mempengaruhi bawahannya, menggunakan oaring lain untuk melaksanakan suatu tugaas tertentu. Dengan menciptakan suasana yang tepat,mereka membantu bawahannya bekerja sebaik mungkin.

4. Pengendalian (Controling)

Berarti para manajer berusaha untuk meykinkan bahwa organisasi bergerak dalam arah tujuan.Apabila salah satu bagian dari organisasi menuju arah yang salah, para manajer beeusaha untuk mencari sebabnya dan kemudian mengarahkannya kembali ke tujuan yang benar.

2.     RUANG LINGKUP MANAJEMEN

Ruang Lingkup Manajemem adalah lokasi di mana suatu organisasi mengembangkan kegiatan di tempat yang ditentukan dan mengendalikannya. Jadi, setiap perusahaan / badan usaha mempunyai ruang lingkup manajemen yang berbeda–beda sesuai dengan manajemen masing–masing perusahaan. Ruang lingkup manajemen dibagi menjadi dua, yaitu :

I. Lingkungan Luar (Eksternal), terdiri dari:

• Lingkungan Umum, meliputi ekonomi, politik, hukum, sosio kultural (budaya), teknologi, dimensi internasional (seperti globalisasi dan paham ekonomi), dan kondisi lingkungan alam.

• Lingkungan Khusus (Tugas), meliputi pemilik (stockholder), customer, klien, pemasok (suplier), pesaing, suplai tenaga kerja, badan pemerintah, lembaga keuangan, media, dan serikat pekerja.

II. Lingkungan Dalam (Internal), terdiri dari :

• Manusia (specialized dan manajerial personal).

• Finansial (sumber, alokasi, dan control dana).

• Fisik (gedung, kantor, dll.).

• Sistem dan Teknologi.

• Sistem Nilai dan Budaya Organisasi.

Untuk mengukur dan menganalisis lingkungan ini digunakan analisis SWOT. Analisis SWOT merupakan salah satu metode untuk menggambarkan kondisi dan mengevaluasi suatu masalah, proyek atau konsep bisnis yang berdasarkan faktor internal (dalam) dan faktor eksternal (luar) yaitu Strengths, Weakness, Opportunities dan Threats. Metode ini paling sering digunakan dalam metode evaluasi bisnis untuk mencari strategi yang akan dilakukan. Analisis SWOT hanya menggambarkan situasi yang terjadi bukan sebagai pemecah masalah. Analisis SWOT terdiri dari empat faktor, yaitu:

• Strengths (kekuatan)

merupakan kondisi kekuatan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada. Kekuatan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

• Weakness (kelemahan)

merupakan kondisi kelemahan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada.Kelemahan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

• Opportunities (peluang)

merupakan kondisi peluang berkembang di masa datang yang terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri. misalnya kompetitor, kebijakan pemerintah, kondisi lingkungan sekitar.

• Threats (ancaman)

merupakan kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

3.     TINGKATAN MANAJEMEN

Tingkatan manajemen dan manajer.

Dilihat dari tingakatan organisasi, manajemen dibagi dalam 3 tingkatan yaitu:

A . Manajemen Puncak (Top Management)

Manajer bertaggungjawab atas pengaruh yang ditmbulkan dari keputusan-keputusan manajemen keseluruhan dari organisasi. Misal: Direktur, wakil direktur, direktur utama. Keahlian yang dimiliki para manajer tinggkat puncak adalah konseptual, artinya keahlian untuk membuat dan mmerumuskan konsep untuk dilaksanakan oleh tingkatan manajer dibawahnya.

B . Manajemen Menengah (Middle Management)

Manajemen menengah harus memeiliki keahlian interpersonal/manusiawi, artinya keahlian untuk berkomunikasi, bekerjasama dan memotivasi orang lain. Manajer bertanggungjawab melaksanakan reana dan memastikan tercapainya suatu tujuan. Misal: manajer wilayah, kepala divisi, direktur produk.

C.  Manajemen Bawah/Lini (Low Management)

Manager bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer yang lebih tinggi. Pada tngkatan ini juga memiliki keahlian yaitu keahlian teknis, atrinya keahlian yahng mencakup prosedur, teknik, pengetahuan dan keahlian dalam bidang khusus. Misal: supervisor/pengawas produksi, mandor.

4.     BAGAN TINGKATAN MANAJEMEN

Sedangkan menurut cakupan kegiatannya, manajer dapat dibedakan menjadi empat kelompok sebagaimana dikemukakan oleh Siswanto (2006:17) sebagai berikut:

A . Dewan direksi, cakupan kegiatannya dalam usaha mengelola organisasi secara keseluruhan.

B . Presiden Organisasi, cakupan kegiatannya dalam usaha mengelola para manajer agar dapat kesatuan gerak dan tindakan utuk merealisasikan tujuan.

C . Departemen atau Kepala Divisi cakupan kegiatannya dalam usaha mengelola bawahan yang meliputi spesialisasi kerjanya masing-,masing.

D. Manajer hierarki pertama cakupan kegiatannya dalam usaha pekerjaannya sesuai dengan tujuan organisasi.

Seorang manajer berperan sebagai pemimpin dalam suatu manajemen perusahaan yang berfungsi untuk memimpin, mengarahkan, memotivasi (mendorong) untuk mencapai tujuan .

5.     KETERAMPILAN DAN PERAN MANAJER

Keterampilan Manajer

Secara umum, terdapat emat keterampilan manajer pada masing-masing tingkat manajer:

-          Keterampilan konseptual

Ketrampilan atau kemampuan mental untuk mengkordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi.

-          Keterampilan Kemanusiaan

Kemampuan untuk saling bekerja sana dengan memahami dan memotivasi orang lain.

-          Keterampilan Administrasi

Kemampuan yang ada hubungannya dengan fungsi manajemen yang dilakukan.

-          Keterampilan Teknik

Kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur, dan metode dari suatu bidang tertentu.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:[5]

1.Keterampilan manajemen waktu

Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.

2. Keterampilan membuat keputusan

Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

Pada pengertian tersebut dikatakan bahwa manajemen adalah proses pencapaian tujuan melalui kerja orang lain. Dengan demikian berarti dalam manajemen terdapat minimal 4 (empat) ciri, yaitu:

1. ada tujuan yang hendak dicapai,

2. ada pemimpin (atasan),

3. ada yang dipimpin (bawahan),

4. ada kerja sama.

Khusus menyangkut masalah pemimpin (atasan) harus memiliki berbagai kemampuan ( skills). Kemampuan ( skills) yang dimaksud terdiri dari:

1.      Managerial skills (entrepreneurial), yaitu kemampuan untuk mempergunakan kesempatan      secara efektif serta kecakapan untuk memimpin usaha-usaha yang penting.

2.      Techological skills, yaitu keahlian khusus yang bersifat ekonomis teknis yang diperluk                    pada  pelaksanaan pekerjaan ekonomis.

3.      Organisational skills, yaitu kecerdasan untuk mengatur berbagai usaha.

    Dalam kenyataannya tidak setiap pemimpin harus memiliki seluruh kemampuan dengan tingkat intensitas yang sama. Sebab pemimpin itu sendiri dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga) tingkatan. Sehingga kemampuan yang harus dimilikinya pun tentu berbeda.

Adapun tingkatan kepemimpinan atau manajemen terdiri dari:

1. Top Management (Manajemen Tingkat Atas)

2. Middle Management (Manajemen Tingkat Menengah)

3. Lower Management (Manajemen Tingkat Rendah).

Jumlah manajemen pada setiap tingkatan tergantung pada besar kecilnya suatu organisasi atau instansi. Namun demikian, biasanya Top Management jumlahnya akan lebih sedikit dari pada Middle Management, dan Middle Management lebih sedikit daripada Lower Management.

Jadi semakin tinggi kedudukan seseorang, semakin banyak memerlukan keterampilan administrasi/manajemen, tetapi keterampilan operasionalnya semakin rendah. Sebaliknya semakin rendah kedudukan seseorang, maka keteramplian operasionalnya semakin tinggi, sedangkan keterampilan administrasinya/manajemennya makin rendah.

Dengan bahasa yang sederhana, sebetulnya ketiga jenis tingkatan manajemen tersebut bekerja pada waktu yang sama, tetapi jenis kegiatannya berbeda. Manajemen Tingkat Atas lebih banyak bekerja dengan pikiran, sedikit sekali bekerja secara fisik atau tenaga. Manajemen Tingkat Menengah, antara kerja pikir dengan kerja fisik boleh dikatakan seimbang. Sedangkan Manajemen Tingkat Bawah, bekerja dengan pikiran sedikit sekali, sementara dengan fisik atau tenaga amat besar/banyak.